1. In cosa consiste la Gestione Elettronica dei Documenti (G.E.D.)?
L’informazione ormai è un patrimonio strategico per l’azienda, perciò una sua efficace organizzazione è fondamentale in termini di competitività, crescita, dinamicità. Il modo per rendere più efficienti e rapidi i processi aziendali è convertire i documenti cartacei in formato elettronico, in modo da poterli gestire in modo centralizzato, all’interno di un unico archivio, qualunque sia il loro formato orginario (fatture, fax, etc.).
Teseoweb® è il software per il document management (la gestione dei documenti) progettato per risolvere i principali problemi di gestione, archiviazione, condivisione e distribuzione dei documenti provenienti dalle più diverse fonti. Flessibile, facilmente espandibile e integrabile con i software già presenti in azienda, TeseoWeb®, grazie alla sua tecnologia web-based, è uno strumento versatile, multiaziendale, economico, pratico.
2. Quale risparmio effettivo si ottiene adottando il software?
I vantaggi sono tanti e concreti. Per comodità potremmo distinguerli in:
operativi
- ricerca dei documenti veloce e autonoma: ciascuno può rintracciare il documento ricercato secondo la propria logica, in pochi secondi, senza dover chiedere indicazioni a terzi, direttamente dalla propria postazione pc
- facilità di navigazione tra documenti legati tra di loro (es. pratiche): l’estrema semplicità delle procedure rende agevole la ricerca di documenti collegati, ma posti in archivi diversi
- sicurezza: un report informa su tutto il percorso compiuto da un documento; in questo modo non solo chi distribuisce ha la possibilità di sapere se il destinatario ha visto il documento, ma viene garantita la responsabilità sui documenti
- accesso simultaneo ai documenti: data la sua natura web-based, il software consente l’accesso simultaneo ad un numero illimitato di utenti
- ottimizzazione della distribuzione dei documenti: Teseoweb® fa risparmiare tempo, carta e spazio, tutti fattori che hanno una ricaduta economica considerevole. All’interno dell’azienda fotocopie, fax, e-mail con documenti allegati non servono più! Ogni documento è disponibile in rete, questo abbatte i costi in termini di carta, toner, archiviazione manuale
- miglioramento della comunicazione tra i soggetti (interni e esterni): risposta celere a colleghi, fornitori, clienti, aumento della velocità di reazione nelle situazioni critiche
strategici
- indipendenza dalle abitudini personali nei metodi di catalogazione, dall’ubicazione della postazione di consultazione (grazie alla tecnologia web-based)
- archivio univoco tra diverse sedi operative
- maggiore efficienza significa anche miglioramento dell’immagine aziendale
tecnologici
- soluzione flessibile, personalizzabile e facilmente espandibile a diversi settori operativi: è il software ad adattarsi alle esigenze dell’utente, non viceversa
- architettura a tre livelli (DB server, web server, file server)
- gestione dello storage anche per elevati volumi (dischi rigidi, CD, DVD, Worm, SAN)
- riduce l’utilizzo della posta elettronica e dei fax, resi superflui dalla possibilità del singolo di accedere in tempo reale al medesimo documento del suo interlocutore
- risparmio di spazi fisici sui server
3. La mia azienda dovrebbe sostituire le apparecchiature informatiche se adottasse il vostro sistema?
No. Il software è una piattaforma integrabile con i sistemi informatici già presenti in azienda; richiede solo la presenza di un server MS Windows 2000 Server o 2003 Server
4. Quanti e quali documenti possono essere archiviati?
Il programma consente di archiviare infiniti documenti, di qualunque origine e formato: documenti elettronici (file di Word, Excel, CAD, Pdf, spool di stampa, etc.), fax originati da un fax server, e-mail, documenti prodotti dal gestionale, documenti cartacei.
Dalle videate di Teseoweb® si può conoscere in tempo reale il numero totale di documenti archiviati, la data di inserimento, l’utente incaricato all’archiviazione del singolo file e, ovviamente, consultare tutti i documenti presenti. Per quanto riguarda i file immagine si possono avere in anteprima le miniature del documento
5. All’atto dell’installazione, l’adozione del sistema comporta una momentanea interruzione delle attività su pc?
Sì, ma si tratta di un lasso di tempo contenuto, che può essere stabilito nel rispetto delle esigenze dell’operatività quotidiana.
6. Quanto tempo richiede la migrazione?
L’installazione del software richiede un paio di giorni, la conversione in formato elettronico dei documenti varia, in termini di tempo, a seconda dei volumi e del loro formato d’origine.
7. L’archiviazione dei files è interamente manuale?
No, dipende dal formato d’origine dei documenti.
Con Teseo Modulo B.C.R. (Bar Code Recognition), ad esempio, i documenti possono essere acquisiti tramite scansione e automaticamente archiviati grazie a codici a barre apposti sulle pagine che li compongono.
Grazie a Teseo Bridge – Modulo Gestionale, i documenti possono essere visualizzati direttamente dalle videate del gestionale e automaticamente archiviati.
8. Quanto costa una soluzione TeseoWeb®?
Il costo di una soluzione varia a seconda delle esigenze del cliente e delle sue richieste particolari. Grazie all’esperienza consolidata nel settore e a competenze tecnologiche costantemente aggiornate, Emme 4 offre una vasta gamma di soluzioni professionali (prodotti, servizi, tecnologie), personalizzabili in base alle specifiche esigenze.
Il nostro personale commerciale è a Vostra disposizione per fissare un incontro utile a formulare un’offerta adeguata alle Vostre esigenze. Potete contattarci telefonicamente al numero +39.0432.23.48.38, via fax al numero +39.0432.23.33.83 o mediante l’apposito modulo
9. Cos’è l’archiviazione sostitutiva?
È un processo informatico che, attraverso l'impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette di archiviare documenti anche fiscali in formato digitale.
10. Perché la mia azienda dovrebbe scegliere la conservazione sostitutiva?
Per abbattere i costi di gestione in termini di: tempo, spazio, materiali. Trasferiti in formato digitale, i documenti restano sempre disponibili e accessibili in tempo reale dal proprio PC, adempiendo al tempo stesso agli obblighi di legge sulle modalità di archiviazione degli stessi.
11. Cos’è la firma digitale?
La Firma Digitale è l’equivalente elettronico-informatico della firma autografa. Ha il medesimo valore legale, ma maggior sicurezza: consente al firmatario di rendere manifesta l’autenticità del documento informatico e al destinatario di verificarne l’autenticità stessa (cioè l’identità dell’autore) e l’integrità; inoltre, assicura il non-ripudio, in quanto l’autore non può non riconoscere un documento che reca la sua firma digitale.
Con I-sign di Digitaltrust l’adozione della firma digitale risulta semplice ed efficace.